Gần đây, mình thấy rất nhiều các bạn trẻ gặp phải các lỗi cơ bản về kỹ năng giao tiếp. Cụ thể là cách đặt câu hỏi/đưa ra yêu cầu trợ giúp. Dẫn đến việc có khá nhiều questions/requests không nhận được câu trả lời, hoặc câu trả lời không đúng như mong muốn của người hỏi.
Để tránh rơi vào những tình huống như vậy, mình sẽ chỉ cho các bạn một số tips dựa trên kinh nghiệm làm việc với nhiều đối tác, khách hàng cũng như đồng nghiệp trong công ty của mình. Hy vọng sẽ giúp được các bạn phần nào.
Đầu tiên, bạn cần nắm rõ vấn đề mà mình cần hỏi đã. Hãy tự trả lời những câu hỏi sau trước nhé:
- Context/Background (bối cảnh) là gì? Ví dụ:
- Ai là người phát hiện (detect) ra?
- Xảy ra ở giai đoạn (phase) nào của dự án?
- Problem/Issue (vấn đề) cụ thể là gì?
- Liên quan đến tính năng (feature/module) nào trong requirements?
- Tần xuất (frequency) xảy ra là bao nhiêu?
- Đang hoặc có thể gây ra những ảnh hưởng (impact) gì?
- Bạn đánh giá mức độ nghiêm trọng (severity) này ra sao (critical, high)?
- What have you done/Investigated Actions của bạn là gì rồi?
- Bạn đã thực hiện tìm kiếm (search/research) thông tin trên Internet chưa?
- Bạn đã thảo luận với các thành viên có kinh nghiệm hơn trong chính dự án (your team) chưa?
- Bạn đã thử bao nhiêu phương án (try how many solutions) để giải quyết vấn đề rồi? Cụ thể là gì, kết quả (result) của từng phương án ra sao, đang bị tắc chỗ nào?
Sau khi đã nắm khá rõ vấn đề và thử một số cách rồi nhưng vẫn chưa ra kết quả, thì mới đi tìm kiếm thêm sự giúp đỡ bạn nhé. Bây giờ, bạn cần xác định thêm:
- Right People, người/nhóm cụ thể bạn cần hỏi/tìm kiếm sự trợ giúp là ai? Đừng quăng vấn đề của mình vào 1 group quá lớn hoặc send email tới quá nhiều người mà mong có sự phản hồi nha.
- TODO List, những công việc cần làm tiếp theo là gì? Người bạn đang hỏi có thể giúp được gì trong đó?
- TODO list để giải quyết vấn đề trên có thể là cả tá items, nên bạn cần xác định rõ những items nào bạn và team có thể xoay sở tiếp được, những items nào thực sự vượt quá năng lực/khả năng thì mới nhờ nhé.
- Bạn mong muốn nhận được phản hồi hay sự trợ giúp vào lúc nào? Đừng đưa ra một cái expected due time quá gấp, trong trường hợp vấn đề của bạn thực sự urgent thì hãy hỏi xem khi nào người trợ giúp bố trí được thời gian để bạn trình bày trực tiếp với họ nhé.
Tóm lại, trước khi hỏi hay tìm kiếm sự giúp đỡ, hãy chắc chắn rằng bạn đã hiểu rõ (understand clearly) vấn đề của mình. Và bóc tách (break) vấn đề ra càng nhỏ càng tốt (as small as possible). Khi đó, bạn sẽ rất ngạc nhiên là sao vấn đề to tát của mình nó lại trở nên simple như thế và từ đó bạn có thể ask the Right People the Right Questions.
